“Planificar es pensar antes de actuar, no hacerlo es torpe, es tonto …y puede ser peligroso. Pocos ven esto, pocos lo creen y pocos tienen cuidado con pensar antes de actuar. La mayoría confía “ciegamente” en su cerebro” y en su sentido común. Esto es MUY PELIGROSO y equivocado pero muchas veces resulta …y a veces no resulta. Entonces estamos ante una catástrofe; tal vez pensamos que se considerará un accidente y no es así. Nos harán responsables de las consecuencias de nuestros actos, nos harán pagar los daños y nos multarán ejemplarmente o encarcelarán, sin compasión. No pensar antes de actuar, asumir riesgos temerarios es la causa por la que los resultados no van por camino firme, seguro y pavimentado sino que son chispasos, incluso soluciones de muy corto plazo, “pan para hoy y hambre para mañana.”
La novedad en Chile, de cambios de generaciones completas de ejecutivos, mayores de 60 y mayores de 50, han hecho un cambio cultural “esencial” al mundo del trabajo. La era digital ha pasado por encima y la tentación de reducir rentas en 30% y más para mejorar los resultados lo ha impulsado. Con esto han generado una condición de hiperactividad de los nuevos ejecutivos, para mostrar competencia y capacidad. Goleman (Focus) y Gladwell (Blink) enseñan que han tenido que recurrir a su intuición (sentido común) para poder seguir caminando. Estos jóvenes ejecutivos no saben u olvidan que el sentido común de nuestro cerebro funciona simplificando y priorizando; y, eso no sirve cuando los problemas son sistémicos porque nuestro cerebro, preparado para la sobrevivencia, no ve las segundas ni terceras derivadas y sus soluciones muchas veces fracasan por infactibles. Pensar antes de actuar es importante porque entra en el análisis de los problemas, que percibimos por síntomas, por sus efectos, no por sus causas verdaderas. En esta dificultad, el cerebro puede entrar en el “modo de análisis” que es otro que el “modo de intuición”. El modo de “análisis”, que es la virtud de los humanos, pone en duda sus paradigmas donde recurre su intuición. Los paradigmas son modelos mentales, aprendidos, que nos permiten funcionar sin pensar, en automático; por ejemplo, caminar, leer, escribir, hablar y miles de otros. No pensamos cada paso, ni razonamos cada letra y palabra (si nos desordenan las letras de una misma palabra manteniendo las letras y su cantidad “vemos” la palabra que no está).
El modelo de análisis, de pensar antes de actuar, es LA PLANIFICACION. Planificar es pensar ordenadamente, siguiendo un proceso lógico, que cada cierto tiempo vuelve atrás, recapitula para darse cuenta, y genera una segunda, tercera ó séptima derivada multiplicando soluciones. Goleman piensa que nuestro pensamientos flotan y fluyen (para ser creativos) y de repente, como un águila, hacemos foco y cazamos una idea. La vorágine del tiempo moderno, se ha comido los elemento esenciales de la ciencia de la gestión. FAYOL las resumió genialmente y mantienen su vigencia. Cuando las empresas las gestionaban “patrones de fundo”, en 1900, Fayol dice que la ciencia de administrar es: 1.Planificar; 2.Organizar; 3. Dirigir y 4.Controlar. El tiempo ha enriquecido esta extraordinaria definición incorporando 5.Trabajar en Equipo y ha matizado el “controlar” reemplazándolo por “medir”.
Los países desarrollados de NA, Europa y Asia no tienen este problema ni este riesgo porque estos conceptos están a fuego en sus modelos educativos y son parte de su cultura. Este es un peligroso problema de los países emergentes. Así no podrán competir en el mundo global porque todo lo que se hace se paga y cuando se hacen cosas inútiles, se pagan; cuando se dan pasos falsos y se yerra, se paga. Y el mundo no perdona, selecciona lo mejor.
Carlos De La Ossa en su propuesta “¿Cómo planificar antes de actuar. 7 consejos para mejorar la productividad.” aporta pistas para mejorar en esto tan importante para el país. Él señala “líderes que siguen cayendo en la trampa del hacer …nos dejamos convencer que dejar de hacer es malo, mientras que hacer mucho y estar muy ocupado es un gran indicador de productividad y rendimiento …dinámica frenética de tareas …” Él valora, el tiempo para pensar, elegir conscientemente un foco, sumar y no restar, metas, partir con lo difícil, controlar el tiempo y hacer una tarea a la vez. Es muy buen resumen de una voz con experiencia de muchos años y “más sabe el diablo: por viejo que por diablo.”
¿Qué hacer? Aprender unos de otros a pensar antes de actuar, a conversar para acordar. En WWW.IBSPA.CL propongo un modelo de Planificación Táctica Colaborativa que es una solución sencilla, probada y eficaz para este tiempo moderno: digital, ecológico y colaborativo.”
Artículo de Carlos de la Ossa
Esta demostrado que hacer más no significa obtener mucho. Esta probado que la productividad no tiene una relación directamente proporcional con la realización de tareas. Pero, aunque el enunciado suene elemental y básico, son muchas las organizaciones y los líderes que siguen cayendo en la trampa del hacer.
Asimile la importancia que tiene pensar y planear, antes de lanzarse a la acción, para optimizar los resultados y el consumo de recursos.
Vivimos actualmente una era de ofuscación por el hacer. Empresas y personas parecen estar poseídas por una obsesión por el hacer y un desprecio por el pensar. Hacer sin parar, esa parece ser la consigna del éxito para muchos.
Sin quererlo, nos dejamos convencer de que dejar de hacer es malo, mientras que hacer mucho y estar muy ocupado es un gran indicador de productividad y rendimiento.
Sentarse a pensar, planear, organizar y cuestionar los métodos se ve hoy como una perdida de tiempo, un desperdicio de recursos y un atentado a los resultados. Estamos tan empeñados con el hacer que cuando algo sale mal, cuando los resultados obtenidos no son los esperados, nuestro primer diagnóstico es: «algo hicimos mal».
La resignación de las empresas y personas «apagadoras de incendios diarios» sorprende. Desconcierta ver a las organizaciones y sus funcionarios sumidos en una dinámica frenética de tareas sin sentido, reprocesos y desordenes corporativos.
Son escasos los que se atreven a romper con este comportamiento confuso para tomarse el tiempo de pensar y de replantear; son pocos, muy pocos, quienes que se toman el tiempo necesario para encontrar respuestas y caminos que conduzcan a la meta en poco tiempo y con pocos recursos.
¿Qué es productividad?
Para salirnos de este bucle de actuar sin pensar, vale la pena refrescar una definición simple: La productividad es un indicador diseñado para evaluar la relación existente entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos.
Cuanto menor sea el tiempo invertido en la consecución del resultado deseado, más productivo será el sistema. Significa esto que la productividad es la encargada de medir la eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.
7 consejos para mejorar la productividad
1. Tomarse el tiempo necesario para pensar en las tareas
Las empresas de hoy necesitan líderes que no sean presos del día a día, que se tomen el tiempo necesario para pensar; directivos que estén dispuesto a sacrificar el resultados mediocre del momento por la búsqueda de la eficiencia futura.
Las compañías deben sacudirse de los dirigentes que, promoviendo constantemente la importancia de pensar, no sean capaces de renunciar al cumplimiento del presupuesto de mañana para obtener un mejor resultado pasado mañana.
2. Si no sabe lo que persigue, seguirá dando vueltas en la rueda
El planteamiento de un objetivo es el primer paso para conquistarlo. Decidir el destino o —visto desde el ángulo empresarial— fijarse metas específicas, significa agrupar el talento y los recursos para rentabilizar las energías. Un objetivo enfoca las tareas y alinea los equipos.
Preguntarse constantemente si se permanece en la ruta hacia la meta y si se está avanzando o retrocediendo es una obligación; igualmente, se debe estar atento a los posibles atajos y a los potenciales desvíos.
3. Lo que no suma, resta
Las tareas que se hacen en la cotidianidad y no aportan al resultado están restando recursos a la organización; por lo tanto, se deben suspender de forma inmediata. Los líderes tienen la obligación de monitorizar, reasignar y optimizar permanente los recursos hacia las actividades más productivas y contributivas en la obtención de los objetivos.
4. Las metas «volantes» elevan la motivación diaria
Mientras más lejos este la meta, más rápido se desmotivan las personas. Los objetivos lejanos aumentan la improductividad y la mediocridad de los equipos de trabajo. Si la meta es lejana, los funcionarios terminan acostumbrándose al proceso y a ejecutarlo sin pensar en el logro final.
Construir pequeñas metas cercanas —ojalá diarias— es una magnífica estrategia para mantener concentrado al grupo de colaboradores en el destino final y para evitar que los procesos se vuelvan rutinarios.
5. Dejar lo simple para el final
Procrastinar es, sin duda alguna, el verbo de moda en la actualidad. Pero no porque nos guste mucho conjugarlo o porque lo usemos constantemente en nuestras conversaciones, sino porque lo hacemos constantemente sin darnos cuenta.
Aplazar las actividades menos placenteras es algo para lo que —lamentablemente— el cerebro está bien entrenado. Enfrente lo aburrido o complejo primero y luego encare lo simple y placentero.
6. Controlar el tiempo invertido a las tareas
Otro de los problemas comunes del cerebro es que no controla el tiempo invertido en lo que disfruta y restringe el tiempo para lo que no lo divierte. Calcular el tiempo necesario para la ejecución de una actividad y monitorizar su realización eficiente —bajo los parámetros temporales correctos— es una excelente forma de elevar la productividad.
Mientras más ajustado se sea en el uso y planeación del tiempo, mejores rendimientos se obtendrán.
7. Una tarea a la vez
El multitask esta sobrevalorado. Creemos firmemente que la múltiple realización de tareas no es una demostración de habilidad o capacidad, sino de desorden. El enfoque evita errores involuntarios por desconcentración y eleva las capacidades y conocimientos para realizar las actividades con mayor eficiencia.